Cómo las organizaciones pueden establecer un procedimiento imparcial para mitigar los riesgos catastróficos

Creo que todos estamos de acuerdo en que un evento catastrófico en una mina, en una planta o en un dique es algo devastador. Sin embargo seguimos viendo que este tipo de desastres todavía suceden en lugares donde se espera que se tomen más precauciones.

"Eso nunca nos pasaría a nosotros" es una reacción común de los operadores que podría explicar por qué seguimos siendo testigos de estos eventos. La verdad es que algo así también les podría ocurrir a ustedes, y si creen que no, el riesgo es mucho mayor.

Está claro que debemos ser más responsables como individuos y como organizaciones para prevenir los eventos catastróficos. Esto nos incluye a todos: desde la junta directiva hasta los ingenieros.

¿A quién responsabilizar de un evento catastrófico?

En el pasado, los directores de proyecto y los supervisores de sitio eran los únicos a los que se hacía responsables por los eventos catastróficos, porque eran las personas a cargo más cercanas al evento. Hoy en día, cuando ocurre un evento devastador, los entes reguladores han empezado a responsabilizar a los que se encuentran en puestos directivos más altos. La idea es que los ejecutivos con cargos de directores y la junta directiva implementen programas amplios que destierren y eliminen los riesgos catastróficos de forma continua. Tienen en mente a aquellos que desempeñan funciones de poder y tienen la autoridad para hacer cambios a gran escala (y a veces costosos) para prevenir rápidamente eventos realmente no deseados.

Una vez que entiendan cómo los sesgos psicológicos pueden desviar la percepción del riesgo y dónde están los puntos de falla más comunes, será momento de tomar medidas. Implementar un proceso de auditoría imparcial es la primera acción preventiva que todas las organizaciones deben emprender.

Cómo preparar un programa imparcial de gestión de riesgos catastróficos

No existen requisitos estándar de auditoría y preparación de informes para los riesgos catastróficos, por lo tanto, las organizaciones deben apropiarse de un enfoque único y establecer una metodología sólida para evaluar y abordar las posibles debilidades.

Paso 1: Perfilar la estructura y el liderazgo

La estructura y el liderazgo de su programa de auditoría deben ser cuidadosamente perfilados a partir de su estructura organizacional existente.

Hacer que el proceso sea imparcial significa designar a una sola persona, externa e independiente, para que supervise todo el programa. Esta persona debe estar completamente alejada de los responsables de los activos o de los que deben hacerse cargo de las conclusiones de la auditoría.

El objetivo es eliminar todos los conflictos de interés y mantener la objetividad. Así como no puede hacer que su propio departamento de contabilidad audite las finanzas de su empresa, tampoco puede hacer que el gerente de la fundición se ocupe de su propio problema de fugas de agua. Tampoco puede hacer que alguien del departamento de cobre audite al departamento de zinc, ya que los conflictos organizacionales y la competitividad que existen entre los equipos producirán sesgos en la presentación de informes.

La función de la persona a cargo es diseñar el proceso de auditoría y adecuarlo a la estructura operativa y al perfil de riesgo únicos de su organización. Una vez establecida, la función es permanecer fiel al proceso a pesar de la resistencia firme y frecuente que pueda encontrar. Aunque resulte desafiante, la dirección no puede ser subcontratada y debe contar con el auspicio y la aprobación de la junta directiva para operar fuera de las estructuras existentes. Crear este puesto sin contar con el más alto nivel de apoyo resultará en un fracaso.

Paso 2: Desarrollar el enfoque usando las pautas existentes

Una vez que se haya nombrado al líder del programa, esta persona deberá desarrollar un enfoque hacia la auditoría que sea lo más adecuado para su organización.

El Consejo Internacional de Minería y Metales ha desarrollado y publicado una plantilla útil que se puede usar como guía para diseñar un proceso de auditoría para riesgos catastróficos a la medida de la organización. Esta guía puede ser el punto de partida para que el líder del programa modele y formalice el proceso para que se ajuste a la estructura, al tamaño y al perfil de riesgo de la organización.

Otras compañías como Hatch han desarrollado enfoques similares y pueden aportar experiencias valiosas y opiniones imparciales sobre cuál puede ser el enfoque correcto para su organización. Este es un desafío para la industria y no tienen por qué afrontarlo solos.

Paso 3: Establecer el alcance y la estructura administrativa

Uno de los pasos más importantes es definir el alcance de la auditoría y cómo se estructurará la preparación de informes. Este es un punto que se debe especificar con meticulosidad y al que hay que adherirse durante todo el proceso.

Las organizaciones deberán ser capaces de responder a las siguientes preguntas:

• ¿Qué constituye un riesgo catastrófico para su organización?
• ¿Cómo y a quién se informan las debilidades o los eventos?
• ¿Qué acción se espera al momento de encontrar una debilidad o un evento?

La definición de lo que constituye un riesgo catastrófico es diferente para cada organización. Una compañía multinacional que cuenta con muchos activos tendrá cientos de millones de dólares en pérdidas. Por otro lado, para una mina de oro de tamaño medio, un mes de producción perdido puede arruinar a la organización, así como su reputación y la vida de los empleados.

No importa cómo estructure sus protocolos para presentar informes, los resultados deben ser comunicados directamente y de forma rápida a los auspiciantes. Por ejemplo, se debe especificar de forma clara que si el ingeniero de la auditoría ve un problema, debe escalar esa información al nivel de aprobación para que se haga una diferencia en el resultado.

La junta directiva es la última instancia responsable de asegurar que existan los procedimientos apropiados para mitigar el riesgo catastrófico, y eso incluye tener la autoridad para tomar decisiones importantes (e incluso costosas) para tapar los agujeros que pueden provocar eventos potencialmente desastrosos.

Paso 4: Encontrar al personal correcto para el programa

Una vez que la estructura y los procedimientos de su programa de evaluación de riesgos catastróficos se han definido, usted necesita encontrar los expertos adecuados para el programa.

Busque socios externos con experiencia diversa y que hayan tenido éxito en la ejecución de programas de riesgos catastróficos, en distintas organizaciones, tanto en su industria como en otras. Cuanto mayor sea la amplitud y la profundidad de sus conocimientos, más completos serán los protocolos de mitigación de riesgos.

Paso 5: Mantener y repetir

Una vez que el programa esté en marcha, es importante asegurarse de que los procedimientos no pierdan firmeza con el paso tiempo. La tendencia a buscar formas breves de realizar tareas más rápidamente o con menos interferencia puede hacer que se omitan pasos y se erosionen procedimientos y capas de seguridad importantes. Estas son exactamente el tipo de circunstancias que pueden crear un patrón de debilidades que tienen el potencial de causar eventos catastróficos.

Mantener un rendimiento sólido y de relaciones abiertas y comunicativas permitirá que su programa de evaluación de riesgos catastróficos siga funcionando de forma eficaz. El programa también debe ser revisado regularmente para asegurar que se adecua y funciona en la organización. Esto es sumamente importante cuando se realizan cambios o se amplían las operaciones, y cuando se necesita estar a la par de las evoluciones en la tecnología, la presentación de informes y la dotación de personal. Esto significa revisar periódicamente su enfoque e inyectar nuevas experiencias y expertos.

Reconozca cuando sea el momento de contratar a un socio de la industria

Muchas veces, las organizaciones podrían sentirse inclinadas a manejar operaciones críticas como esta internamente. Sin embargo, es importante reconocer cuándo y por qué es mejor trabajar con un socio externo.

Más allá de buscar un conjunto de habilidades y experiencia de una industria diferente a la de sus líderes de equipo actuales, construir un proceso de auditoría imparcial es crucial para que una evaluación de riesgos catastróficos u otro programa de auditoría sea exitoso. La única manera de asegurar la imparcialidad absoluta es trabajar con un experto independiente de evaluación que esté alineado con la intención general del programa. Al hacerlo, es posible ahorrar tiempo, ya que un socio con experiencia sabrá cómo guiarlos en el proceso con la mayor fluidez posible, y al mismo tiempo evitar los peligros de los sesgos internos.

En mi experiencia, todas las organizaciones, eventualmente, aprecian el valor de contratar a un experto en la industria. Al primcipio, uno de nuestros clientes (uno de los principales actores de la industria metalúrgica y minera) insistió en realizar la función internamente, pero luego se dio cuenta de que, en lugar de ceder el control, lo estaba ganando al colaborar con un equipo externo experimentado. Este equipo fue capaz de proporcionar los conocimientos técnicos adecuados para hacer el proceso más rápido, más fluido y más eficaz, y evitó, al mismo tiempo, los precedentes y la burocracia establecidos internamente. Las organizaciones pueden evitar esta curva de aprendizaje al incluir un socio en las primeras etapas de la planificación.

Tan pronto como podamos reconocer que un evento catastrófico le puede ocurrir a cualquier organización incluida la nuestra y que tomemos las medidas necesarias para implementar un programa de auditoría imparcial, podremos empezar a dejar de salir en las noticias. Podemos asegurarnos de que nuestras organizaciones no serán el centro de atención cuando estén dando explicaciones sobre por qué no se pudo prevenir otro evento catastrófico inaceptable y devastador.