Carreteras de hiejo. Osos. Ventiscas. Los controles de proyectos salen adelante en ubicaciones remotas

El control de proyectos es un proceso estricto y laborioso. Es la base de todo el plan del proyecto, pues establece cómo y cuándo deben realizarse las muchas tareas y actividades implicadas. Los planificadores son personas que desarrollan y gestionan el programa. Son la primera línea de acción o de defensa cuando sucede algo, bueno o malo, que afecta al plazo o a la ejecución. Determinan los efectos posteriores que pueda tener cualquier problema o modificación. Y cuando surgen trastornos graves, ayudan a adaptar el plan y a encontrar maneras de que el trabajo se realice a tiempo.

Cuando comencé mi carrera hace 30 años, los planificadores teníamos anotar muchos de los detalles importantes en papel o retenerlos en nuestra mente. Hoy, las herramientas digitales sofisticadas efectúan los cálculos y hacen un seguimiento del progreso. Pero el programa de un proyecto empieza a tener forma en nuestra cabeza mucho antes de que la tecnología entre en juego.

Tiene que ser así. Los buenos planificadores tienen un algo extra que las herramientas no tienen: el beneficio de la experiencia personal. Es esa experiencia la que les permite "ver" el programa y les da una especie de sexto sentido sobre cómo una modificación en una actividad afectará a las siguientes.

En una ubicación remota, todas las consideraciones normales se amplifican. Las consecuencias pueden ser mucho más graves los problemas, las condiciones o cualquier otro asunto no se tratan de la manera apropiada y con rapidez. En los desiertos africanos o en el Ártico canadiense, los riesgos son extremos, sobre todo cuando el acceso a los materiales o a los conocimientos especializados puede estar a semanas o incluso meses de distancia.

En estos emprendimientos complejos, los controles de proyectos ayudan a nuestros clientes y al equipo del proyecto a tomar las decisiones adecuadas en el momento correcto. Pero primero debemos conocer el proyecto lo suficiente como para ver cómo se puede hacer un seguimiento de las actividades y controlarlas. Nuestro trabajo es estar pendientes del progreso y adelantarnos a los problemas que pueden causar demoras.

Gahcho Kué es la nueva mina de diamantes más grande del mundo que se construirá en 15 años. El terreno del proyecto, de propiedad conjunta entre De Beers Group of Companies y Mountain Province Diamonds, está alejado de la civilización en los Territorios del Noroeste de Canadá. Al ser remoto y aislado, el terreno no tenía infraestructura local o regional, como accesos viales, puertos y rutas de transporte transitables o servicios externos. El clima de frío extremo de la región es particularmente desafiante, así como el hecho de que el acceso por tierra está a 420 kilómetros por una carretera de hielo que sólo puede usarse durante los meses más fríos de invierno.

La carretera de hielo era uno de los varios riesgos graves que podrían haber amenazado al proyecto con demoras que generarían costos. El equipo y los materiales necesarios para construir el terreno del proyecto debían transportarse por esa carretera durante el invierno de 2015. Si las condiciones climáticas o del suelo no hubieran sido favorables, no habría podido construirse la carretera de hielo. Eso habría demorado la construcción y postergado el programa del proyecto un año completo, lo cual añadiría costos considerables al plan.

A fines de 2014, cuando nos sentíamos seguros de poder cumplir con el plazo de transporte en la carretera de hielo en 2015, supimos que el proyecto estaba bien encaminado. Ese invierno, más de 2.500 camiones de carga, que incluían 24 millones de litros de combustible, recorrieron los cientos de kilómetros sobre lagos y caminos congelados para llegar al terreno de Gahcho Kué.

Hubo otras amenazas. Osos. Ventiscas. Demoras para obtener los permisos necesarios para construir y operar la pista de aterrizaje del proyecto, que era fundamental para transportar tanto al personal como los materiales. Y el contratista general de la construcción se retiró del proyecto sólo seis meses antes del inicio de la construcción.

Aún así, Gahcho Kué recuperó su primer diamante dos meses completos antes de lo previsto y concluyó dentro del presupuesto: dos grandes logros que hoy día son poco frecuentes en proyectos de este tamaño. Ganó el premio al Proyecto del Año 2016 en la categoría de sector privado de la Sección de Montreal del Project Management Institute y fue uno de los tres finalistas para el Premio al Proyecto Internacional del Año del Project Management Institute en 2017.

Todo el equipo comparte este logro y el reconocimiento por su trabajo. El grupo de control de proyectos se enorgullece de haber contribuido con dos elementos esenciales que ayudaron a posicionar el proyecto de Gahcho Kué para lograr el éxito: un cálculo de costos preciso y el control y la gestión estrictos de las modificaciones.