Desatando el potencial de la gestión de información: más allá de los documentos

La gestión de información es un componente esencial de la ejecución de proyectos digitales.

En esencia, consiste en reducir el riesgo y el desperdicio entregando la información adecuada a las personas que correspondan en el momento oportuno. Aunque parezca sencillo, puede ser en realidad increíblemente complejo, considerando el constante cambio y la acelerada digitalización del mundo actual.

Hoy en día, la información y los datos se encuentran en diversos formatos digitales que pueden procesarse, integrarse y transmitirse electrónicamente. Los datos digitales pueden incluir texto, imágenes, audio, video, modelos gráficos en 3D, bases de datos y mucho más. Para aprovechar esta proliferación de datos, las organizaciones y clientes deben repensar su estrategia de gestión de información y adoptar una mentalidad digital basada en sus necesidades de información.

Los métodos de ejecución no digitales pueden acarrear varios inconvenientes en la gestión de proyectos grandes y complejos, como los siguientes:

1. Problemas de control de versiones: llevar un control de las versiones más recientes de documentos y planos puede ser complicado y puede generar confusiones y posibles errores si se utilizan versiones obsoletas.
2. Problemas de accesibilidad: el acceso a documentos y planos físicos podría no ser sencillo para todos los participantes del proyecto, en especial si se encuentran en distintas ubicaciones geográficas o trabajan a distancia en entornos digitales separados.
3. Colaboración limitada: los formatos tradicionales suelen obstaculizar la colaboración en tiempo real, lo que dificulta que los miembros del equipo trabajen juntos de forma eficiente y contribuyan al proyecto de manera simultánea.
4. Dificultades de almacenamiento y recuperación: almacenar y recuperar grandes volúmenes de documentos y planos puede ser un proceso lento e ineficiente, sobre todo a medida que el proyecto avanza y aumenta la cantidad de información.
5. Riesgo de errores: la actualización y distribución manual de documentos y planos aumenta el riesgo de errores, como la inclusión de información incorrecta o la omisión de actualizaciones importantes.
6. Falta de interactividad e integración: los formatos tradicionales hacen difícil que los participantes interactúen con la información de forma dinámica o la analicen de diferentes maneras.
7. Impacto ambiental: la impresión y distribución de grandes cantidades de documentos y planos puede tener un impacto ambiental considerable en uso de papel, recursos de impresión y transporte.

En la metodología actual de ejecución de proyectos digitales, el papel de la gestión de información es garantizar el alineamiento del proyecto, minimizar los malentendidos y permitir decisiones informadas. Sin una gestión eficaz de la información, existe mayor riesgo de problemas de comunicación, retrasos y errores, lo cual podría repercutir en los resultados del proyecto.Se trata de asegurar que todos los participantes dispongan de la información necesaria para desempeñar sus labores eficazmente y mantener encaminado el proyecto.

La gestión de información constituye también un marco para la producción y entrega de información empleada para aportes de capital y gestión de activos, codificada en 2018 a través de la norma ISO 19650. Este marco facilita la creación de un flujo continuo de datos desde el inicio de un proyecto hasta su finalización, no solamente durante el diseño o la construcción, sino también en las operaciones, el mantenimiento y la renovación de activos. Esto se consigue a lo largo de la ejecución del proyecto mediante la creación de un Modelo de Información de Proyecto (PIM, por sus siglas en inglés) estructurado, colección de archivos meticulosamente organizados que se pueden visualizar de múltiples maneras. Con el tiempo, un PIM también puede convertirse en un Modelo de Información de Activos (AIM, por sus siglas en inglés), que contiene un subconjunto de la información necesaria para gestionar eficazmente una operación durante la vida útil de un activo y suele ser la base para crear un activo digital y su gemelo digital. Es un concepto sumamente ambicioso, pero que revoluciona la forma en que los propietarios gestionan sus aportes de capital y operaciones de activos y toman decisiones correctas a largo plazo.

Lo ideal es contar con un equipo que sea el único responsable de la gestión de información y se encargue de lo siguiente:

• Gobernanza de la información: todas las normas, procedimientos y garantías de calidad que respaldan el marco general de gestión de información
• Gestión de Información de Construcción (BIM): apoya el diseño, la producción y la colaboración, así como una amplia gama de usos digitales, desde 3D hasta 7D y más
• Gestión documental: asegura el control y la entrega de información
• Sistemas de proyectos: gestión de entornos de datos y herramientas comunes que garantizan flujos íntegros de información entre los participantes
• Tecnologías de información: apoyo en infraestructura y ciberseguridad donde sea necesario
• Gestión de activos: maximiza el rendimiento y el nivel de servicio de los activos

El amplio volumen de información que se genera y gestiona en los proyectos ha aumentado de manera significativa en los últimos años. Hoy, la ejecución de proyectos digitales requiere el desarrollo de modelos gráficos masivos conectados a grandes bases de datos, que puedan ser transmitidos por la web en una plataforma SIG o visualizados mediante un casco de realidad virtual que requiera infraestructura segura. Por lo tanto, si bien la gestión documental sigue siendo esencial para la gestión de información, solo es una fracción de lo que implican la mayoría de los grandes proyectos de hoy.

Como propietario/operador, es importante definir los requisitos del proyecto para permitir una mejor gestión operativa durante la vida útil de sus instalaciones, que podría ser de 50 a 100 años. Es fundamental determinar qué información se necesita para manejar, mantener y optimizar sus operaciones de forma segura. Se necesita un gran compromiso inicial y visión de futuro para lograrlo.

Es un esfuerzo importante, pero da frutos a largo plazo, porque la gestión de información consiste fundamentalmente en facilitar las decisiones correctas. Al tomar la decisión correcta, se eliminan los riesgos y el desperdicio. Para tomar la decisión correcta, se necesita la información correcta, y para obtener la información correcta se necesitan datos de buena calidad que se conviertan de manera eficiente en la información correcta. Para obtener datos confiables y seguros, es necesario trabajar en un marco sólido de gestión de información, con normas y procesos adecuados. Básicamente, hay que trabajar con datos comunes compartidos y accesibles para quienes los necesiten, cuando los necesiten. Esto nos lleva al importantísimo concepto de Entorno de Datos Común (CDE, por sus siglas en inglés).

El concepto del CDE consiste en que todos trabajen en un mismo espacio y con la misma información (las mismas herramientas y datos), de modo que no haya barreras que impidan una colaboración e intercambio de información eficaces. Parece simple, pero en la industria actual, en la que todos colaboran con socios internacionales, muchos empleados siguen trabajando de forma remota y los equipos están dispersos por el mundo, es extremadamente difícil conseguir que todos trabajen en un mismo espacio con un conjunto común de herramientas. Al trabajar en entornos separados, todo es más lento, porque la transferencia de información es lenta e imperfecta, los flujos de trabajo son diferentes, la colaboración y la comunicación se ven obstaculizadas, se pierden detalles importantes, los proyectos sufren y se toman decisiones equivocadas que llevan a repetir el trabajo y a soluciones subóptimas para las operaciones de los clientes.

Por este motivo, Hatch ha invertido considerablemente en el desarrollo de su propio CDE y en la creación de un CDE externo para la coordinación de múltiples partes, de conformidad con la norma ISO 19650. Esto permitirá que nuestros equipos colaboren eficazmente entre sí y con nuestros socios y clientes internacionales. Trabajar juntos más allá de las barreras empresariales e informáticas —con flujos de trabajo y herramientas comunes— nos permite ser un solo equipo, con una sola forma de trabajar, en un solo entorno.

En última instancia, la gestión de información es algo más que la simple gestión de documentos; se trata de liberar todo el potencial de la transformación digital y permitir que las organizaciones tomen decisiones informadas que impulsen su éxito a largo plazo. A medida que el panorama digital continúa evolucionando, las organizaciones que adopten la gestión de información estarán bien posicionadas para prosperar en los próximos años.

En Hatch, nuestro enfoque holístico asegura una gestión eficaz de la información en todos los proyectos y ofrece a clientes y partes interesadas un único punto de contacto para todas las necesidades relacionadas con la información.

Al identificar desde el principio los requisitos de entrega de información, las organizaciones pueden sentar las bases para el éxito y garantizar que la información correcta estará disponible para la persona adecuada, en el momento adecuado.

Comuníquese con nosotros para obtener más información sobre la transformación digital en Hatch y las mejores prácticas de gestión de datos.

Escuche nuestro podcast con Andy Hares, Gestión de información: ¡Algo más que documentos!