Les activités de préparation à la mise en service et de mise en service peuvent coûter cher et retarder considérablement le calendrier d’un projet si elles ne sont pas exécutées correctement. Les listes de vérification perdues ou incomplètes, les feuilles de suivi corrompues, les registres de manquements multiples et d’autres éléments problématiques entraînent une perte de temps et d’efforts, et peuvent coûter des millions de dollars en raison du temps perdu, du retard d’entrée de revenus et de la perte de confiance des investisseurs.
Ceux qui ont déjà travaillé sur de grands projets de plus de 500 millions de dollars savent que la gestion des processus de construction, de préparation à la mise en service et de mise en service peut nécessiter assez de documents pour remplir plusieurs conteneurs d’expédition. En réponse à ce problème, notre industrie se tourne vers des logiciels de pointe pour optimiser l’exécution des projets et prévoir plus exactement les coûts et les échéances.
Chez Hatch, nous avons fait nos devoirs. Au cours des dix dernières années, nous avons mis en œuvre, testé, évalué et analysé de multiples systèmes à cet effet afin de comprendre quels sont les avantages et les lacunes qu’ils présentent pour divers secteurs d’activité. Nous avons constaté que ces systèmes abondent sur le marché, et que bon nombre d’entre eux possèdent les mêmes caractéristiques de base. Donc, que faut-il savoir? Certains projets et certaines industries intègrent actuellement ces logiciels pour la première fois, mais l’utilisation d’un logiciel d’exécution personnalisé ne se traduit pas nécessairement par l’exécution réussie d’un projet. Au-delà de l’attrait qu’exerce la présence de tablettes électroniques sur le terrain et l’exécution d’un projet sans utiliser de papier, vous devez vous demander quelle est la véritable valeur que ces systèmes apportent à votre projet.
La valeur potentielle d’une solution numérique réside dans sa capacité à réduire de manière importante le temps nécessaire pour chercher, mettre à jour et présenter de l’information. Ainsi, il est possible de réagir en fonction des données en temps réel et d’éviter des coûts supplémentaires ou des retards potentiels. Toutefois, l’utilisation d’un système d’exécution n’est pas une garantie de réussite d’un projet.
Qu’est-ce qui explique que cette solution ne fonctionne pas pour tout le monde?
En fait, un système d’exécution ne garantit pas que la mise en service a été planifiée correctement. L’outil sert simplement à faciliter la gestion. Une expertise technique est toujours requise pour déterminer les séquences, définir les systèmes, établir les budgets et les échéances et gérer les données. Les utilisateurs expérimentés qui possèdent également de l’expérience en exécution technique sauront se servir de ces systèmes à leur avantage pour mettre sur pied des plans de mise en service plus complets.
Les systèmes d’exécution ne garantissent pas des essais de meilleure qualité. Le système vérifiera simplement que les listes de vérification pour la mise en service sont dûment remplies. Malheureusement, il arrive souvent dans notre industrie que les listes de vérification soient remplies rapidement sans que chaque élément ait été lu ou compris correctement. Cela s’explique souvent par des ressources sous-qualifiées ou surchargées, ou par des listes de vérification inutilement longues ou non pertinentes.
L’utilisation d’un système d’exécution ne permet pas automatiquement d’économiser du temps et de rattraper des échéances. S’il est utilisé correctement, et que les listes de vérification sont configurées correctement, le système peut faire gagner beaucoup de temps sur un projet en permettant de déceler et de corriger les problèmes au début des essais, ce qui améliore la fluidité des processus de mise en service. Toutefois, des listes de vérification trop complexes peuvent nuire au processus de mise en service tout en augmentant considérablement les coûts. Imaginez qu’il vous faut 50 % plus de temps que nécessaire pour remplir la liste de vérification d’un moteur.Si votre projet compte des centaines de moteurs à vérifier, votre processus de mise en service des moteurs sera 50 % plus long, ou bien vous aurez besoin de 50 % plus de ressources.
Un système de gestion de l’exécution ne fournit pas toujours des renseignements exacts. Il s’agit simplement d’une base de données pour gérer de l’information. Souvent, les équipes de projets qui éprouvent des difficultés sont celles qui mettent à jour leur système d’exécution de façon rétroactive, parce que les ressources sur le terrain ne remplissent pas diligemment les listes de vérification, au fur et à mesure qu’elles effectuent les tests. Dans de telles situations, le responsable de la mise en service doit prendre des décisions en se basant sur des données incomplètes.
Que puis-je faire pour assurer la réussite de mon projet?
Faites vos devoirs. L’élément qui doit absolument être pris en considération est la proposition de valeur découlant de l’utilisation de systèmes ou de modules d’exécution de projet. Les projets soulèvent divers besoins en matière de gestion des données. Il est donc important que le modèle d’exécution corresponde aux exigences du projet.
Assurez une exécution efficace et rentable. Le fait d’avoir une équipe de taille appropriée sur le terrain, d’optimiser les listes de vérification et de rationaliser le processus de mise en service contribue aussi à la réussite de votre projet. Un système d’exécution bien configuré peut faciliter une mise en service efficace et rentable, car le responsable de la mise en service a ainsi accès aux informations nécessaires pour prendre des décisions proactives en matière de planification et d’exécution.
Recrutez des employés talentueux qui contribuent au changement. Indépendamment du modèle d’exécution numérique que vous utilisez, le résultat de votre projet de mise en service demeure directement tributaire des compétences et de l’expérience des personnes qui travaillent à la réalisation du projet. En engageant des personnes compétentes, vous vous assurerez bien avant que les travaux ne commencent que votre projet est planifié (que ce soit à l’interne ou à l’externe) par des utilisateurs qui comprennent les exigences du projet et non seulement la configuration technique du logiciel.
L’intégration de systèmes numériques de pointe est complexe et comporte plusieurs facettes. L’intégration de votre logiciel de mise en service à vos systèmes connexes, comme vos systèmes de gestion des documents, de facturation et de planification, apporte elle aussi de la valeur à votre projet et fera l’objet d’un prochain article.Surveillez la publication prochaine d’un billet de blogue spécialisé sur les solutions numériques d’exécution de projet.
