Préparation opérationnelle : Le héros méconnu de la réussite d’un projet

La préparation opérationnelle ne se limite pas simplement à actionner un interrupteur et à lancer les opérations. Il s’agit de s’assurer que les personnes, les systèmes, l’équipement et la culture organisationnelle sont prêts à exploiter et à entretenir des actifs de façon sécuritaire, efficace et efficiente dès le premier jour. Elle jette les bases d’une exploitation durable et hautement performante qui respecte ou surpasse l’analyse de rentabilisation.

Pour ce faire, tous les éléments opérationnels doivent être en place avant la mise à disposition. Cela comprend de l’équipement fiable, du personnel compétent, des processus conformes et efficaces, ainsi qu’une mentalité axée sur la sécurité et l’amélioration continue. La préparation opérationnelle vous permet de vous assurer que lorsque le directeur d’usine reçoit les clés, il n’hérite pas de risques, mais d’une occasion. 

La distinction entre la préparation opérationnelle et l’achèvement du projet

On croit souvent à tort que si un projet est exécuté à temps et dans le respect du budget, il est réussi. Mais le véritable succès se mesure par la réalisation et le maintien de l’analyse de rentabilisation. La préparation opérationnelle harmonise les activités futures avec l’intention stratégique et les objectifs à long terme de l’entreprise.

Traditionnellement, les projets sont perçus comme une collaboration entre la construction et l’exploitation. Ce point de vue passe toutefois à côté d’un élément crucial. Une transition très performante nécessite trois composantes interdépendantes, mais distinctes : la construction, l’exploitation et l’équipe de préparation opérationnelle transitoire. Cette dernière permet une accélération graduelle sécuritaire et efficace et s’efforce de réduire les risques aux deux extrémités de la chaîne de valeur.

Cette distinction est importante parce que les projets d’investissement sont financés avec l’objectif d’obtenir un rendement financier. La construction met l’accent sur la réduction des dépenses en capital; l’exploitation sur la gestion des coûts d’exploitation. Ni l’une ni l’autre de ces fonctions n’est intrinsèquement encouragée à s’assurer que l’analyse de rentabilisation est réalisée ou à travailler à cette fin. La préparation opérationnelle fournit un cadre structuré, une planification intégrée, une gouvernance claire et une capacité spécialisée pour harmoniser les deux fonctions et réaliser l’analyse de rentabilisation.

Comprendre la chaîne de valeur de la préparation opérationnelle

La préparation opérationnelle offre de la valeur au moyen de trois phases interreliées :

1.  Valeur ajoutée » (concept et pre-FEED): 
2. Protection de la valeur (phase d’exécution):
3. Réalisation de la valeur (démarrage, accélération graduelle, exploitation) :

Les premiers arrivés obtiennent la valeur

Les entreprises bien établies savent que la préparation opérationnelle doit être intégrée dès le début, pendant l’élaboration du concept et la conception initiale. Elles accordent la priorité à l’exploitabilité dans l’aménagement et la sélection de l’équipement, s’assurent que les exigences de préparation opérationnelle sont intégrées à la portée du projet et qu’elles sont clairement reflétées dans les contrats (en particulier les contrats avec les fournisseurs et les contrats d’ingénierie, d’approvisionnement et de construction), et définissent les attentes relatives au transfert bien avant l’accélération graduelle de la construction. Ils harmonisent dès le départ les objectifs du projet avec les résultats opérationnels. Une solide structure de contrat assure la planification et le suivi des livrables liés à la préparation opérationnelle, ce qui rend possible l’exécution en temps opportun.

Les entreprises qui intègrent la préparation opérationnelle trop tard ou qui ne l’intègrent pas efficacement le font à leurs risques et périls. Souvent, cela est dû à la réduction des coûts à court terme ou à l’incertitude liée au marché. Reporter l’intégration de la préparation opérationnelle, c’est comme construire une usine, mais négliger d’embaucher des opérateurs ou d’installer des systèmes de contrôle. Au lieu d’offrir de la valeur, vous vous efforcez de vous stabiliser.

Discipline : Au cœur de l’exécution de la préparation opérationnelle

La préparation opérationnelle n’est efficace que si elle est exécutée avec discipline. Un plan de préparation opérationnelle solide est un modèle de valeur, et non une liste de vérification générale. Sous la pression des projets, c’est la discipline qui protège les résultats.

Prenons un exemple concret : une usine de fabrication de plusieurs milliards de dollars qui a intégré la préparation opérationnelle dès le départ et qui est dirigée par des praticiens expérimentés. Les responsabilités sont claires. Des outils comme le système de gestion numérique exclusif à Hatch, Ready, ont assuré l’harmonisation des livrables en agissant comme une source unique de vérité, en soutenant la gestion du changement et en permettant la production rapide de rapports fondés sur les exceptions pour cerner les problèmes. Le système de cartographie des étapes-clés METRO de Hatch a permis d’assurer la visibilité de l’intégration auprès des parties prenantes – construction, fournisseurs et exploitation – ce qui a permis de cerner et de gérer les risques avant qu’ils ne deviennent des problèmes.

Cela a fonctionné parce que l’équipe de préparation opérationnelle avait de l’expérience, utilisait les bons systèmes et connaissait les pièges courants. Ils ont pu voir les lacunes avant que d’autres ne les remarquent. Ce n’était pas seulement des facilitateurs, mais des intégrateurs. Par conséquent, la capacité nominale a été dépassée de 20 % en six mois.

La préparation opérationnelle est le catalyseur de la valeur

La préparation opérationnelle est un catalyseur stratégique. Lorsqu’elle est intégrée efficacement, elle augmente la productivité, la rentabilité et la confiance. Elle renforce la culture et les systèmes tout en jetant les bases de l’amélioration continue. C’est la différence entre la mise en service d’un actif et le lancement d’une entreprise prospère.

Ce que les entreprises doivent faire :

• Valeur ajoutée – Intégrer la préparation opérationnelle dès le début à la stratégie du projet. Harmoniser la conception avec les objectifs opérationnels. Miser sur la clarté plutôt que sur la complexité. Mettre en place une responsabilité partagée entre le projet et l’exploitation. De cette façon, vous pouvez réduire les risques liés aux dépenses en capital et aux coûts d’exploitation.
• Protection des valeurs – Faire appel à des équipes interfonctionnelles expérimentées. Harmoniser les systèmes, valider les processus et gérer l’intégration. Utiliser des rapports transparents et une source unique de données pour favoriser la cohérence et la responsabilisation.
• Réalisation de la valeur – Maintenir la capacité que vous avez bâtie. Surveiller les risques liés à l’intégration, la dérive de la portée et l’évolution des priorités. Veiller à ce que l’amélioration continue demeure liée à l’analyse de rentabilisation initiale.

Au début des activités, ce n’est pas l’échéancier ou le budget de construction qui sera jugé. L’important est que l’entreprise respecte ses promesses. La préparation opérationnelle permet non seulement d’y arriver, mais aussi d’aller au-delà des attentes. Communiquez avec Hatch pour savoir comment nos professionnels chevronnés de la préparation opérationnelle peuvent élaborer et mettre en œuvre une stratégie disciplinée de préparation opérationnelle pour vous assurer que vos projets dépassent les attentes en matière d’exécution de projets.