La combinación de la participación tradicional y la participación virtual: el futuro pospandémico

¿Cómo ha cambiado la participación por la pandemia?

Cuando comenzó la pandemia, la participación comunitaria tuvo que equilibrar las cuestiones de seguridad de los encuentros en persona con los plazos de los clientes en los proyectos de consultoría. En el caso del trabajo de nuestro equipo en el Puerto de Belledune, un cliente que realizaba un proceso de planificación maestra de desarrollo (MDP, por sus siglas en inglés) para repensar el diseño del Puerto de New Brunswick, debimos usar nuestra creatividad para garantizar que las actividades de participación del cliente no se retrasaran. La solución fue un esfuerzo grupal entre los equipos de participación comunitaria y de visualización y gráficos de Hatch. Juntos, crearon un entorno virtual de puertas abiertas que le permitió al Puerto llevar a cabo sus actividades de participación en forma remota, invitando a las comunidades Indígenas, al público y a las partes interesadas clave a un entorno virtual adaptado para abordar las necesidades del proyecto. La sala tenía infografías, videos y otros materiales digitales diseñados para brindarles a los visitantes información sobre el proceso del MDP y varios portales para solicitar y obtener opiniones, como suscripciones por correo electrónico, encuestas y una función de Fireside Chat diseñada para sesiones de preguntas y respuestas con los líderes del Puerto. Todo indica que las partes interesadas apreciaron los esfuerzos del Puerto de mantenerlos al tanto de lo que sucedía, cuando muchas otras actividades locales se habían suspendido. Además, la sala virtual se podrá actualizar fácilmente a medida que el Puerto avance a las fases siguientes del proceso de MDP, lo que les dará a las comunidades un espacio al que pueden regresar para obtener información más reciente, hacer preguntas y hablar con los funcionarios del Puerto.

Tanto las organizaciones públicas como las privadas están explorando formas digitales de vincularse con las partes interesadas. Aprovechar las plataformas digitales existentes se ha vuelto en algo indispensable para esta nueva forma de conexión e interacción virtual. Algunas de las ventajas evidentes de utilizar un entorno virtual son el ahorro de costos, un mayor alcance y una mayor flexibilidad. La reducción de los costos generales ha permitido un mayor interés y posibilidad de inversión para mejorar la experiencia del usuario, como la creación de entornos virtuales interactivos en 3 dimensiones.

La participación virtual les ofrece a las organizaciones la capacidad de conectarse y generar relaciones con las comunidades y los grupos, lo cual podría ser desafiante con los métodos tradicionales. Hay flexibilidad en cuanto a la manera en que se comparte la información y en que las personas acceden a ella: ya no hay restricciones de horarios específicos y la participación ocurre según los propios términos de los usuarios, que pueden volver al entorno virtual en el momento que sea más cómodo para ellos.

La participación virtual no puede (ni podrá) reemplazar el valor de la interacción en persona. Además, puede resultar difícil lograr o mantener un nivel valioso de conexión en un espacio virtual. Sin embargo, los espacios virtuales presentan una oportunidad para repensar la experiencia colaborativa, y crear un entorno virtual que cree un sentido de familiaridad es clave para mitigar este desafío.

Póngale al entorno su propio sello

Al crear espacios como salas de reuniones, la personalización es fundamental. Si se comprende a la audiencia, se puede ayudar a las personas a sentirse cómodas y relajadas en el espacio. Ser capaz de controlar el entorno también permite modificar el tono, crear salas separadas que tengan varios propósitos y facilitar la distribución de contenido e información, mientras se prioriza la seguridad con el uso de la tecnología.

El futuro de la participación

Cuando se trata de participación pública, lograr que las personas participen y mantener el nivel de interés también resulta desafiante. En un entorno virtual, estos desafíos se pueden amplificar. Por lo tanto, las organizaciones deben esforzarse por hacer que los usuarios estén interesados y por brindarles la información correcta, siempre verificando que el objetivo sea claro y que se entienda bien cuál es la audiencia objetivo.

Esto también implica tener en cuenta la facilidad de uso del espacio y garantizar que el entorno virtual cubra las necesidades y experiencias de un amplio rango de asistentes, tanto internos como externos. No es nada fácil alentar y mantener el diálogo virtual. Aunque puede ser muy divertido. Después de todo, estos espacios adaptables están diseñados para generar interés en los usuarios.

Si bien el valor de los eventos presenciales no se ha perdido, durante la pandemia las organizaciones lograron apoyarse en formas creativas y diferentes de crear entornos virtuales y eventos que generen conexión. Y aunque todos queremos volver a las interacciones en persona, lo digital seguirá siendo prevalente en el futuro. La participación virtual seguirá siendo útil a medida que las organizaciones avancen en sus estrategias para lograr una participación relevante.