Siete ideas para ayudarlo a tener éxito en la integración de sistemas

"La integración de sistemas debe comenzar antes del diseño y continuar durante él, o se deberá llevar a cabo un rediseño innecesario".

A medida que la tecnología evoluciona y hay cada vez más automatización en la infraestructura, la complejidad aumenta en forma exponencial. Por ejemplo, piense en un sistema ferroviario formado por vagones (control de señales de vías, energía y equipo de comunicaciones) y sus subsistemas relacionados, que tienen millones de líneas de código. Además, un sistema de transporte es parte de un sistema de sistemas de transporte regional. Todo esto incluye a más partes interesadas y muchas más interrelaciones. Con la multitud de interrelaciones que cambian y se multiplican rápidamente, la probabilidad de errores aumenta. Y esa es la importancia de una integración de sistemas exitosa; pero, ¿cómo la logramos?

1. Cree un entorno favorable para el entendimiento mutuo: las palabras importan

La conversación comienza abandonando el uso de la palabra "sistemas" en las industrias de infraestructura y transporte. La ingeniería exitosa se basa en la comunicación clara y precisa de las ideas. Las palabras importan. Al iniciar un proyecto (en particular una joint venture con muchos diseñadores y contratistas), es muy importante que se usen las palabras precisas desde el día uno: mucho antes de responder a la propuesta o de presentar la declaración de calificaciones. Y esto es mucho más importante para los equipos internacionales.

Por ejemplo, en la industria de infraestructura de transporte, la ingeniería de sistemas se utiliza para subsistemas como el de calefacción, ventilación y aire acondicionado, control de trenes, comunicaciones o energía de tracción. Esto tiene un significado completamente diferente al que entienden los otros sectores de la industria. (Consulte ISO15288, INCOSE).

2. Ponga énfasis en todo el ciclo de vida del proyecto

Tenga en cuenta todo el ciclo de vida del activo de cada proyecto, desde su creación hasta su obsolescencia, y en especial la fase de mantenimiento y operaciones después de que se termina la construcción.

Dato: cerca del 80 % de los costos del ciclo de vida del sistema se determinan durante los esfuerzos de diseño preliminares. La oportunidad de reducir costos disminuye a medida que usted avanza.

Construir proyectos de infraestructura lleva años, y se espera que estos operen durante muchas décadas. Usted debe aclarar qué es lo que puede lograr la ingeniería de sistemas al fomentar el uso de la frase "ingeniería del ciclo de vida del sistema" (SLE, por sus siglas en inglés) en lugar de la frase ambigua "ingeniería de sistemas". Por ejemplo, cuando se están analizando los diagnósticos para un subsistema durante las revisiones de concepto o de diseño preliminar, y esa capacidad se cambia en favor de un costo o para cumplir un plazo, el operador/empleado de mantenimiento tendrá que sufrir esa decisión tomada en base a costos durante décadas, y esto podría incluso hacer que el proyecto termine siendo un fracaso a los ojos de algunas de las partes interesadas.

3. Practique una ingeniería realmente holística: aliente los debates interdisciplinarios

Muchas organizaciones evolucionan siguiendo la línea de sus disciplinas de origen, o de las adquisiciones. Con el tiempo, los hábitos generan una visión estrecha que hace que las personas naturalmente actúen en función de su estructura de recompensas. Los diseñadores tienden a concentrarse mucho en sus propias áreas de experiencia. En ocasiones esto es necesario, en particular cuando se aprende una disciplina nueva, pero no debe convertirse en el único enfoque. Siempre esté al tanto de lo que están haciendo las otras disciplinas en todo momento, para evitar un costoso rediseño o, lo que es peor, errores lamentables en la construcción o fabricación.

Una perspectiva holística del ciclo de vida de un activo garantiza que cada disciplina (parte interesada) tenga una visión integrada del sistema. Si utiliza un entorno con herramientas comunes y procesos de revisión colaborativos e incluye a todas las partes interesadas, no se desviará del buen camino.

4. Mejore las revisiones de ingeniería e incluya a las partes interesadas correctas

Cada rol está regido por varios procesos, tanto internos como externos (tales como legales, seguridad, control de calidad, compras, relaciones públicas). Los ingenieros y supervisores atentos podrían detectar interferencias u otros problemas funcionales que se producen en el sistema debido a otra disciplina, pero esto no puede dejarse al azar.

En ciertos momentos durante los procesos de diseño y revisión, cada persona interesada deberá dar su opinión para evitar un riesgo considerable para el éxito del proyecto. Cada parte interesada debe sentir que su participación es importante y debe confiar en el diseño lo más temprano posible. Esta actividad de inclusión implica muchas habilidades interpersonales y paciencia.

5. Controle los desperdicios durante el proyecto: minimice las actividades de "fábrica oculta" en sus proyectos

Las actividades de "fábrica oculta" consumen recursos de los proyectos pero nada de esto se registra, lo que significa que representan un desperdicio y una pérdida de oportunidades (consulte Lean Six Sigma) que pueden medirse por el esfuerzo que requiere obtener la información a través de los muros de cada silo de datos. Un ejemplo de esto serían las interrelaciones entre los sistemas de control de documentos en una joint venture típica. Los documentos perdidos, los errores de transcripción, las dificultades de navegación en SharePoint y el rediseño innecesario son una evidencia de que existen actividades de "fábrica oculta" que crean desperdicios en el proyecto.

6. Evite el "big bang": integre solo subsistemas validados que conozca

Integrar sistemas consiste en combinar varios subsistemas para crear uno completo. Una línea de subterráneo es un ejemplo de un sistema completo. El sistema de energía por tracción eléctrica y los vagones son subsistemas. Si intentamos integrar un subsistema de energía por tracción eléctrica con un vagón de tren subterráneo nuevo y sin evaluar, lo más probable es que ocurran fallos en ambos subsistemas. Muchos proyectos dejan las tareas clave de integración clave para lo último, basándose en la idea de "rezar para que salga bien" o en un "enfoque tipo big bang para la integración". Integrar de golpe dos sistemas siempre termina mal, con muchos factores desconocidos para resolver de una vez.

7. Planificación de la integración: es crucial que todas las partes asuman su responsabilidad y rindan cuentas

Como en todos los procesos, la integración de subsistemas requiere planificación para tener éxito. Tan pronto como la arquitectura del sistema comienza a tomar forma, debe designarse a un responsable de identificar, describir, rastrear y controlar las interrelaciones. Este proceso debería comenzar en las primeras etapas del diseño conceptual, durante la fase de respuesta a la licitación. La actividad temprana de asignar responsabilidades para cada interrelación también alienta las conversaciones interdisciplinarias.

Es crucial evitar que haya una interrelación de la que nadie sea responsable. La naturaleza de una interrelación implica que hay al menos dos partes involucradas. Asegúrese de que solo una parte sea responsable de cada interrelación. Evite que se comparta la responsabilidad, ya que esto inevitablemente provoca que nadie se haga responsable ("Pensé que ellos se estaban encargando...")

Un enfoque de integración de sistemas bien creado e implementado reducirá el riesgo, el tiempo de ciclo y los costos para todo tipo de proyectos de transporte e infraestructura. En nuestra industria se necesita un abordaje de SLE transformador para la integración de subsistemas. ¿Cuenta con un enfoque de integración de ciclo de vida del sistema?