Cómo administrar proyectos de transformación digital sin precedentes ni esquemas que seguir.

Si bien muchas empresas están acostumbrándose a la idea de que las soluciones digitales pueden mejorar la productividad y reducir los costos, algunas todavía no están preparadas para andar por territorios desconocidos ni dispuestas a aceptar la envergadura de los cambios que hacen falta para llegar hasta allí.

Aquellos que se atreven a la innovación reconocen que los futuros líderes de la industria son las empresas que exigen maneras transformadoras de trabajar con socios colaborativos para lograr resultados nunca antes vistos. Están dispuestos a escribir sus propios planes de acción.

Entonces, ¿cómo logran el éxito los proyectos? ¿Cómo llegar hasta donde uno desea cuando aún nadie lo ha hecho?

En mi experiencia, uno de los factores fundamentales que influyen en el éxito de todos los demás es saber cómo trabajar con las personas adecuadas y formar los mejores equipos que nos impulsen favorablemente hasta la recta final. 

Trabajar con las personas adecuadas que nos conduzcan a una transformación digital disruptiva

Hace poco, creé un equipo para que se ocupara del desarrollo de un proyecto galardonado de transformación digital para un cliente multinacional.

Los objetivos eran muy ambiciosos. La empresa quería estructurar sus operaciones de una manera completamente nueva: apartarse radicalmente de las normas de la industria. Tenían dos objetivos digitales: integrar la entrega de productos y mejorar la productividad de la construcción. Cómo lograrlo era un gran interrogante, dado el nivel de complejidad. Como equipo, tuvimos que abrirnos camino para encontrar una respuesta.

Desde el comienzo hasta el final, la fuerza motora del éxito de este proyecto fueron las personas y las maneras en que trabajaron juntas para lograr hacer lo que nunca antes se había hecho.

1. Comience a buscar las personas adecuadas desde el inicio

Para alcanzar los objetivos más extraordinarios, se necesitan las personas más extraordinarias (que no son fáciles de encontrar). Nos llevó mucho tiempo encontrar a las personas adecuadas y crear los equipos que pudieran encargarse del proyecto en el que estábamos trabajando. La búsqueda debe comenzar lo más pronto posible durante la etapa de planificación del proyecto. Conocí a muchas personas y organizaciones que buscaban opiniones sobre el objetivo y la experiencia que se necesitaba. 

Una buena técnica que desarrollé para encontrar a las personas adecuadas es hacer que ellas mismas expresaran con sus propias palabras los requisitos del proyecto: ¿Qué vamos a hacer, por qué lo haremos y cómo lo haremos? 

En resumen, lo que se necesita es encontrar personas capaces y comprometidas con los objetivos. Personas que cuenten con las habilidades necesarias y que demuestren una capacidad de adaptación y un compromiso con los que puedan hacerle frente a los retos más difíciles e inesperados.

2. Adáptese a la fluidez del equipo

Es necesario comprender que, en los proyectos grandes, el equipo con el que se empieza no siempre es el equipo con el que se termina, y a veces no se sabe a quién se necesitará para superar una dificultad hasta que esa dificultad aparece. Prepárese para sacar provecho de las distintas capacidades en las diferentes etapas del proyecto y a repensar su manera de crear equipos cuando algo no funciona. 

Los entornos de trabajo ágiles no son solo para los desarrolladores. Un enfoque evolutivo y flexible también puede aplicarse para encontrar a las personas adecuadas y hacerlas participar correctamente no solo al principio, sino en todo el proyecto. Hay que concentrarse en encontrar a las mejores partes comerciales interesadas, a los expertos en el tema que representarán a la empresa y venderán los beneficios del mundo digital.

Algunas de las formas más productivas de colaboración son posibles cuando las personas pueden organizarse según su propio criterio de acuerdo a la relevancia de sus funciones y no según las jerarquías o las divisiones tradicionales. En nuestro proyecto, los miembros de las distintas organizaciones estaban todos al mismo nivel. En un momento dado, no se podía identificar a qué empresa pertenecía cada uno de ellos; simplemente trabajaban juntos para cumplir con el proyecto.

3. Prepárese para hacerle frente a la resistencia y para amplificar las voces visionarias

"En el mundo de hoy, apostar por el caos es lo mejor que se puede hacer." (Seth Godin, autor de Survival Is Not Enough (Sobrevivir no es suficiente)). Lógicamente, muchas personas se resisten cuando el statu quo se desequilibra. Es necesario estar preparado para hacerle frente a la oposición, incluso de personas que al principio estaban a gusto. Deberá tener tiempo y recursos para ocuparse de las inquietudes de esas personas e invertir en estrategias de gestión del cambio para que las personas se sientan dueñas y al mando del proyecto.

Para encargarse de un proyecto sin precedentes, se necesita coraje y la confianza de saber que podremos conseguir la victoria sin importar los retos que se nos puedan presentar. Amplifique las voces visionarias de su organización, especialmente las de los niveles de gerencia sénior, para aumentar la aceptación y el apoyo de las partes interesadas más importantes y fortalecer la confianza de los expertos más capaces.

Cuantas más personas crean en usted, más posibilidades tendrá de triunfar.

4. Haga que la buena comunicación sea algo primordial

Para convocar a las personas de su organización para que apoyen y conduzcan proyectos que cambien rotundamente las rutinas establecidas, es necesario abrir las líneas de comunicación entre las distintas funciones y desde arriba hacia abajo. Cuanto más fácil sea para sus equipos comunicarse de forma abierta, frecuente y fluida, menos posibilidades habrá de que algo salga mal, como, por ejemplo, cuando las operaciones se tratan de manera muy aislada. Una buena comunicación también significa presentar los acontecimientos clave a la gerencia sénior para mantener su participación y su apoyo, y para alentarlos a expresar sus opiniones visionarias a fin de que los equipos se mantengan motivados.

Además, las iniciativas de comunicación como reuniones y demostraciones de tecnologías ayudan a que todos estén informados sobre el progreso y conserven el ímpetu.

5. Establezca comités de dirección para enfocar el trabajo

En los proyectos grandes con muchas incertidumbres, puede resultar difícil mantener el foco y el ímpetu, especialmente cuando surgen retos nuevos. Establezca comités de dirección para priorizar el trabajo y para que los equipos no pierdan el rumbo. Esto es especialmente importante para los proyectos complejos con muchas partes interesadas y muchas partes móviles. Los comités de dirección pueden simplificar los canales de comunicación y los flujos de trabajo. Pueden ayudar a poner en práctica un enfoque orientado a los resultados en cada una de las etapas del proyecto, a fin de garantizar que los equipos trabajen para lograr objetivos comunes y claramente articulados. 

6. Invierta en capacitación

Una de las particularidades de la transformación digital en las áreas de ingeniería, adquisiciones, construcción y gerenciamiento es que muchos contratistas todavía trabajan de un modo completamente análogo, con gráficos en papel e información escrita a mano. A diferencia de las industrias que tienen una mayor penetración de las herramientas digitales, a veces se necesitan nuevos procesos y una capacitación exhaustiva para disminuir la brecha.

Es importante garantizar que todos comprendan concretamente lo que se espera de ellos y cómo funcionarán las cosas. En nuestro proyecto más reciente, después de un intento fallido de permitir que las personas aprendan a usar el software nuevo por sus propios medios, establecimos sesiones de capacitación digital de treinta minutos sobre las funciones comerciales clave que se realizan con más frecuencia. Recuerde que la eficiencia de las herramientas digitales depende de los usuarios.

Por qué debe tener una mente innovadora 

El mundo está cambiando. La manera en que trabajamos hoy no es la misma manera en la que lo haremos mañana, así que no podemos esperar hacer todos los días lo mismo y avanzar.

Soy un esquiador experimentado, y debo decir que el deporte me ha enseñado mucho acerca del progreso y la innovación. La única manera de esquiar bien es inclinándose hacia adelante. Si nos inclinamos hacia atrás y nos resistimos al cambio, nos caeremos y lesionaremos. 

A veces es necesario dar un salto de confianza para aceptar las oportunidades que se nos ofrecen y reconocer que no siempre contamos con un esquema con el que guiarnos. El camino correcto hacia cualquier transformación digital se puede encontrar en las personas con las que trabajamos y el modo en que trabajamos con ellas. Los detractores me motivan a demostrarles que están equivocados, y aquellos que me apoyan son la prueba de que con las personas adecuadas, todo es posible. Incluso cuando se trata de algo que aún nadie ha hecho.