Disponibilidad operacional: cómo garantizar que su nueva operación funcione conforme a la capacidad nominal

Hubo un tiempo en que la disponibilidad operacional era tan sólo otra casilla para marcar en la lista de tareas cuando se preparaba el comienzo de una nueva planta. Ahora sabemos que lanzar una nueva operación implica mucho más que un día de capacitación y un nuevo conjunto de procedimientos. Incluso las empresas maduras y experimentadas suelen subestimar la cantidad de atención que requiere la disponibilidad operacional y los efectos graves de no efectuarla correctamente.

Tener una buena disponibilidad operacional es muy necesario, pero si esto no se tiene en cuenta, los proyectos importantes no lograrán entregar los resultados que prometen. A veces observamos, durante la preparación de un proyecto, que el equipo del proyecto se va y la planta falla. ¿Por qué? Porque los miembros del equipo se llevan los conocimientos con ellos cuando se van. No hubo un plan eficaz para la transición de las instalaciones al equipo de operaciones que la manejaría. Se ha calculado que las grandes operaciones pueden perder entre un 20 y un 40 por ciento de su valor neto actual debido a la deficiencia en las actividades de puesta en marcha: comisionamiento, preparación y disponibilidad operacional.

Cada proceso, cada operación y cada empresa es diferente. Aun así, tras décadas de ayudar a las empresas a reacondicionar y a lanzar sus operaciones, hemos encontrado algunos aspectos comunes compartidos en la mayoría de los casos. A continuación se mencionan algunos pasos que pueden contribuir a que los activos alcancen sus valores nominales con mayor prontitud y coherencia.

Asegúrese de que el equipo del propietario participe por completo desde las primeras etapas. Por lo general, se necesitan entre 12 y 24 meses lograr que una planta y las personas encargadas de operarla estén listos. Es importante que las personas que tienen la tarea de poner en funcionamiento las instalaciones (el director ejecutivo, el director ejecutivo de operaciones y el gerente general de operaciones) participen en el proceso, y que lo hagan desde las primeras fases.

Brinde todo el tiempo necesario a los especialistas en disponibilidad operacional. A menudo hay una desconexión entre lo que los operadores necesitan y lo que se hace para que las instalaciones estén listas para arrancar. De modo que es importante incorporar a los especialistas en disponibilidad operacional en las primeras fases. Tienen experiencia y conocen qué nivel de madurez debe haber en estos proyectos, dónde y en qué punto en el tiempo o en el desarrollo.Además, pueden identificar la situación y saben cuáles son los riesgos, los desafíos y las cosas que ya se implementaron.

La necesidad informa al diseño. Si se incorpora el elemento de disponibilidad operacional cuando ya es muy tarde, es difícil que el diseño refleje las necesidades de los grupos de usuarios. Esto puede aumentar los costos de ingeniería, tanto en términos de dólares como de tiempo. Si no se consigue que participen las personas adecuadas, será mucho más costoso lograrlo en las fases posteriores del proceso, así que hágalo desde el principio. Además del personal de operaciones, convoque a los que manejan el trabajo que no está relacionado con el proceso. Trate los aspectos básicos. ¿Dónde estarán ubicados? ¿Hay salas de capacitación? ¿Qué herramientas, equipos y permisos se necesitan?

Combine el diseño y la metodología operacional. Las operaciones exitosas se originan en el proceso de construcción. Lo óptimo sería que el plan de comisionamiento y la estrategia operativa se integren a la secuencia de diseño y construcción para reducir el plazo del proyecto y el riesgo de que haya cambios en el diseño.

"Hable el idioma" del proyecto y de las operaciones. Nuestros gerentes de proyectos son una combinación de anteriores encargados de operaciones y de mantenimiento que ahora trabajan en el entorno del proyecto. Han puesto en marcha y cerrado todo tipo de plantas e instalaciones, y tienen experiencia desde la perspectiva de las operaciones. Asegúrese de incluir a expertos como estos, que comprenden lo que desea, saben cómo articularlo con el proyecto y tienen los conocimientos para crear su visión.

Estandarice. Todos deben trabajar conforme al mismo estándar, a medida que la disponibilidad operacional se vuelve rápidamente un proyecto en sí misma. Hace que los procesos se conviertan en operaciones, e impulsa la calidad, la coherencia y la gestión de riesgos de una manera inofensiva, y permite que todos los equipos se acostumbren a entregar el trabajo con sistemas y rutinas nuevos.

Comprenda la función de la cultura. Los programas tienen éxito o fracasan en cultura. Los proyectos que se realizan bien y que prestan la atención adecuada a la gestión de cambios pueden hacer una transición perfecta a las operaciones. El objetivo es facultar al equipo para que maneje el proceso por su cuenta, mientras los especialistas en disponibilidad operacional brindan orientación y estructura.

Maneje las expectativas. Con frecuencia, hay una desconexión entre el equipo del proyecto y los encargados de operaciones en lo que tiene que ver con las expectativas. Busque los métodos de transferencia de conocimientos que sean más efectivos. La mayoría de los resultados de un proyecto (elementos de salida como planificación, diseño e ingeniería) son aportes (o elementos de entrada) de la disponibilidad operacional. La organización del proyecto no siempre comprende lo que hace la disponibilidad operacional y cuándo la necesita, y por eso es importante estar bien informados.

Básese en datos reales. Hará mejores cálculos de la cantidad de esfuerzo necesario para la disponibilidad operacional si se centra en las entregas y las vincula con los objetivos, las acciones y los resultados. Use un enfoque y un sistema administrativo que generen transparencia y sinceridad para enfrentar los problemas y desafíos.

Optimice los recursos y el desarrollo de la capacidad. Para lograr una preparación óptima de los empleados, use los recursos para crear un plan detallado que incluya un plan de implementación de capacitación centrado en los conocimientos y las habilidades fundamentales necesarios para la puesta en marcha. Saber cuándo es el momento apropiado para incluir a las personas adecuadas hará que la incorporación se efectúe con madurez. Contar con miembros del personal adecuadamente preparados y capacitados es una de las mejores maneras de lograr la entrega y de conservar los costos de las operaciones.

Proyectos nuevos o reacondicionamiento. Cada uno tiene sus desafíos propios, y a la vez comparte similitudes. En el caso de los proyectos de reacondicionamiento, el asunto es integrar los estándares que usan las operaciones actuales y alinearlos con las especificaciones y expectativas del equipo. En el caso de los proyectos nuevos, el esfuerzo se concentra en establecer los estándares y hacer que el proyecto y la disponibilidad operacional se alineen con la nueva visión. El proyecto, sea nuevo o de reacondicionamiento, sin importar los desafíos, puede ser un catalizador para impulsar el cambio.

La experiencia puede ser una buena maestra. Hemos aprendido a implementar medidas preventivas de mitigación para anticipar la necesidad de enfrentar los problemas que hemos encontrado en proyectos similares. Al hacerlo, ese conocimiento se acumula internamente. En el análisis final, se trata de dar a nuestros clientes el marco que necesitan para trabajar de manera efectiva, así como las herramientas que necesitan para tener éxito por su cuenta.