Lever le tabou sur le rajustement de l’effectif – comment une approche proactive peut révolutionner les résultats d’affaires

Nous vivons à une époque où les forces sociales, environnementales, politiques et économiques ne cessent de se mondialiser et de chambouler les activités commerciales des entreprises. Nombre d’entre elles ne sont pas prêtes à affronter des tempêtes de la gravité et à la fréquence que nous observons actuellement.

Trop d’entreprises réagissent encore en réduisant leurs coûts alors que les circonstances exigent des stratégies beaucoup plus proactives.

Quand vient le temps de passer à l’action, l’une des stratégies de réduction des coûts les plus couramment utilisées par la direction est le rajustement de l’effectif. C’est un sujet délicat qui ne mérite pourtant pas une connotation aussi négative. En fait, le problème est qu’on n’aborde généralement pas le processus de la bonne façon.

Les risques d’un rajustement réactionnaire

Effectué correctement, le rajustement peut constituer une stratégie de réduction des coûts très efficace, car il n’exige pas nécessairement d’investissement de capitaux et peut engendrer des économies salariales de 20 % à l’échelle de l’entreprise. Ce devrait être l’une des premières stratégies à envisager parmi l’ensemble des mesures possibles pour diminuer les coûts.

Toutefois, le rajustement de l’effectif de façon réactive peut nuire à votre entreprise au lieu de l’aider. Des initiatives de longue haleine, inefficaces et isolées mineront le moral et coûteront plus cher à long terme.

En revanche, le rajustement proactif peut faire bien plus que réduire les coûts. Il vous permet de tirer une valeur optimale de votre main-d’œuvre, de maximiser votre potentiel de revenus et de créer une structure opérationnelle durable mieux adaptée aux environnements d’exploitation instables. Les avantages d’un effectif de taille adéquate sont l’amélioration de la résilience, de la compétitivité et de la rentabilité.

Le rajustement proactif expliqué

On effectue un rajustement proactif bien avant la survenue d’un événement défavorable. Les entreprises hautement performantes redimensionnent leur effectif avant que cela devienne nécessaire, de façon à mieux composer avec les conditions difficiles et à être plus rentables à long terme.

L’objectif est de façonner un effectif allégé qui génère une valeur optimale sur le plan financier et offre un rendement hautement concurrentiel par rapport au secteur.

Les approches de rajustement de l’effectif

Il existe généralement trois approches pour bien redimensionner l’effectif : l’étude de temps et mouvements, l’analyse comparative concurrentielle et l’analyse comparative de la productivité.

L’étude de temps et mouvements repose fortement sur les données et exige une analyse détaillée du temps et des efforts nécessaires pour réaliser une tâche. Elle indique le temps qu’une personne consacre, dans une journée, au travail pour lequel vous la rémunérez. Cette approche est souvent chronophage et extrêmement coûteuse.

À l’autre extrémité du spectre, l’analyse comparative de la productivité s’appuie sur les indicateurs-clés de performance. Elle donne une vue d’ensemble et une analogie simplifiée. Selon cette approche, si votre concurrent emploie 6,3 personnes par tonne de matériaux produits et que vous employez 7,6 personnes par tonne, vous devrez réduire votre effectif de 1,3 personne par tonne. Toutefois, il est très rare que deux opérateurs se ressemblent suffisamment pour que ces comparaisons soient exactes. La cible obtenue peut représenter une valeur disproportionnée. Le fait de procéder au rajustement uniquement en se fondant sur des comparaisons générales de l’industrie pourrait donc mettre en jeu une valeur disproportionnée.

L’analyse comparative concurrentielle est une combinaison des deux approches précédentes. De type ascendant et granulaire, cette méthode compare la dotation réelle à la dotation théorique et s’adapte à vos conditions particulières. L’analyse comparative concurrentielle est fondée sur les connaissances acquises par des experts qui ont travaillé dans des installations comparables. Ils sont en mesure d’établir des comparaisons personnalisées avec des sociétés non seulement de votre secteur d’activité, mais aussi de taille et d’orientation similaires.

Puisqu’elle combine des données granulaires et des indicateurs-clés de performance, l’analyse comparative concurrentielle s’avère une méthode plus rapide, plus économique et très précise pour prendre des décisions éclairées concernant le redimensionnement de l’effectif.

Le rajustement proactif, au-delà de la réduction des coûts

Un rajustement proactif réduit les variations marquées de personnel et les interminables processus d’embauche et de licenciement; il prévient ainsi les baisses de moral délétères qui peuvent diminuer l’efficacité d’une main-d’œuvre pourtant hautement qualifiée et motivée.

L’entreprise de taille adéquate est près de ses employés, privilégie une structure horizontale et comprend mieux les coûts de main-d’œuvre. Elle met également les employés au défi de réaliser leur potentiel, les encourageant à donner le meilleur d’eux-mêmes.

Le rajustement de l’effectif n’est pas qu’un exercice de réduction. Il permet de relever les secteurs de l’entreprise qui bénéficieraient d’une augmentation de personnel, d’une réaffectation ou d’une redéfinition des postes, d’une diversification des compétences et d’une adaptabilité accrue grâce à la formation, et de la création de nouveaux postes. Il détermine aussi des méthodes de travail agiles qui garantiront la pérennité de votre main-d’œuvre.

Il vous aidera à assurer un fonctionnement efficace dans les bons comme dans les mauvais moments et à saisir les occasions de croissance et d’avancement qui étaient auparavant hors de portée.

Rajuster l’effectif avec l’aide des bonnes personnes

Beaucoup de gens se demandent pourquoi ils n’effectueraient pas leur propre rajustement à l’interne, de façon organique, quand le besoin s’en fait sentir. Cela est déconseillé pour de nombreuses raisons.

D’abord, la plupart des entreprises n’ont tout simplement pas les ressources nécessaires pour réaliser efficacement cet exercice. Les gens sont souvent occupés et ont tendance à se concentrer sur le maintien de fonctions importantes comme la sécurité et la production.

Ensuite, l’analyse comparative concurrentielle exige une expertise technique propre à l’industrie pour maximiser la valeur et l’efficacité de vos décisions de rajustement. Une firme qui a de l’expérience auprès d’entreprises de taille et d’orientation similaires sera un bon choix de partenaire. Elle saura cerner les lacunes et les occasions les plus importantes et fournir des solutions adaptées à votre entreprise selon son contexte et ses défis opérationnels particuliers.

Enfin, même lorsqu’on s’y prend bien, le rajustement de l’effectif est un processus difficile qui suscite beaucoup d’émotions. Le recours à un partenaire externe indépendant peut amoindrir considérablement les désagréments. Les firmes habituées à traiter ces enjeux avec doigté et impartialité résoudront la situation rapidement et efficacement.

Dans l’économie instable d’aujourd’hui, le rajustement proactif de l’effectif n’est pas un luxe, mais une nécessité. Ceux qui agissent aujourd’hui non seulement récolteront les fruits d’une résilience, d’une compétitivité et d’une rentabilité accrues, mais aussi assureront le succès durable de leur entreprise.