Comment gérer des projets de transformation numérique sans précédent et sans aucun plan directeur

De plus en plus d’entreprises se tournent vers des solutions numériques d’amélioration de la productivité et de réduction des coûts, mais toutes ne sont pas prêtes à s’aventurer sur un terrain qui leur est inconnu ni à accepter la portée du changement requis.

Celles qui osent innover reconnaissent que les chefs de file de demain sont les entreprises qui se tournent vers des façons transformatrices de travailler avec des partenaires collaboratifs pour obtenir des résultats sans précédent. Elles doivent être prêtes à tracer leurs propres plans.

Alors, qu’est-ce qui explique la réussite de ces projets? Comment savoir la route qui mène à votre destination lorsque personne ne l’a suivie avant vous?

À ma connaissance, l’un des facteurs les plus déterminants du succès est d’apprendre à travailler avec les bonnes personnes et à bâtir les meilleures équipes possible pour vous orienter de façon sûre et inébranlable, et franchir la ligne d’arrivée. 

Collaborer avec les bonnes personnes pour vous aider à traverser les perturbations de la transformation numérique

J’ai récemment formé une équipe afin de gérer l’élaboration d’un projet primé de transformation numérique pour un client multinational.

Les objectifs étaient ambitieux. L’entreprise voulait structurer ses activités d’une manière totalement nouvelle et s’écarter fondamentalement de la norme de l’industrie. On avait deux objectifs numériques : intégrer l’exécution des projets et améliorer la productivité de la construction. Compte tenu de l’ampleur et du niveau de complexité, la question était ouverte quant à la façon d’arriver à ces résultats. En tant qu’équipe, nous avons dû trouver la réponse.

Du début à la fin, le moteur de ce projet a reposé sur les employés et leurs façons de collaborer pour concrétiser ce qui n’avait jamais été réalisé auparavant.

1. Commencer sans tarder à rechercher les bonnes personnes

Qui dit objectifs extraordinaires, dit forcément personnes extraordinaires, mais elles ne courent pas les rues. Il m’a fallu beaucoup de temps pour trouver les bonnes personnes et rassembler le type d’équipe qui pourrait gérer le projet sur lequel j’ai travaillé. Commencez vos recherches le plus tôt possible, dès la phase de planification du projet. J’ai rencontré un grand nombre de personnes et d’organismes différents pour obtenir leur vision de l’objectif et de l’expertise requise. 

Une technique efficace que j’ai développée pour trouver les bonnes personnes consiste à les amener à exprimer dans leurs propres mots les exigences du projet : que faisons-nous, pourquoi le faisons-nous et comment allons-nous y arriver? 

Vous devez arriver à trouver des personnes capables d’atteindre vos objectifs et qui s’y engagent. Elles doivent posséder les compétences appropriées et, surtout, démontrer un niveau d’adaptabilité et d’engagement qui pourra vous aider à surmonter les défis inattendus les plus difficiles.

2. Accepter l’impermanence de votre équipe

Vous devez comprendre qu’avec les projets d’envergure aux nombreuses inconnues, on finit rarement avec l’équipe initiale. En effet, vous ne pouvez pas toujours savoir qui vous sera utile pour construire le pont qui traversera la rivière avant d’y être rendu. Soyez prêt à mettre à profit différents ensembles de compétences à diverses étapes du projet et à repenser votre approche de la consolidation d’équipe si ça ne tourne pas rond. 

Les environnements de travail agiles ne sont pas l’apanage des développeurs. Il faut donc aussi mettre en œuvre des approches souples et évolutives pour trouver les bonnes personnes et les mobiliser de la bonne façon, non seulement au début, mais tout au long du projet. Concentrez-vous sur la recherche des meilleurs partenaires d’affaires et experts pour représenter l’entreprise et vendre les avantages d’un monde numérique.

Certaines des formes de collaboration les plus productives sont possibles lorsque les personnes sont autorisées à s’auto-organiser selon la pertinence fonctionnelle plutôt que selon des hiérarchies ou des divisions traditionnelles. Dans le cadre de notre projet, les membres de plusieurs organismes impliqués ramaient dans le même sens. Après un certain temps, il n’était plus possible de dire qui provenait de quelle entreprise; simplement, les gens collaboraient pour mener à bien le projet.

3. Se préparer à vaincre la résistance et mettre de l’avant les voix visionnaires

« De nos jours, un pari sur le chaos est un pari gagnant. » (Seth Godin, auteur de Survival Is Not Enough.) Il n’est pas difficile de comprendre que les bouleversements majeurs puissent être inconfortables pour beaucoup de gens. Vous devez donc être prêt à faire face à une importante résistance, même de la part de personnes qui peuvent initialement sembler enthousiastes. Prévoyez du temps et des ressources pour répondre aux préoccupations, et investissez dans de réelles stratégies de gestion du changement afin que les gens sentent aux commandes et responsables du projet.

Pour entreprendre des projets sans précédent, vous devez faire preuve de courage et de confiance, peu importe les défis auxquels vous pourriez faire face. Donnez de l’importance aux voix visionnaires au sein de votre organisation, en particulier celles de la haute direction, afin de favoriser l’adhésion et le soutien des principaux intervenants, et de renforcer la confiance de vos experts qualifiés.

Plus vous croyez pouvoir accomplir votre travail, plus vous avez de chances de réussir.

4. Faire de la communication un incontournable

Une grande part de la mobilisation des gens de votre organisation pour soutenir et diriger les projets qui bousculent le statu quo consiste à ouvrir pleinement les voies de communication entre les fonctions et de manière descendante. Favorisez une communication aussi facile, ouverte, fréquente et entière que possible. Vous courrez ainsi moins de risque que quelque chose tourne mal que si les activités sont trop cloisonnées. Une bonne communication consiste aussi à présenter les étapes-clés à la haute direction afin de maintenir son adhésion et son soutien, et de l’encourager à faire entendre sa voix visionnaire pour que la motivation des équipes soit durable.

De plus, les initiatives de communication comme les séances de discussion et les démonstrations technologiques aident à tenir tout le monde informé des progrès et à susciter l’enthousiasme afin de continuer sur la même lancée.

5. Mettre sur pied des comités directeurs pour orienter les travaux

Dans le cas de projets d’envergure aux nombreuses inconnues, il peut être difficile de garder le cap et l’élan, surtout lorsque de nouveaux défis se présentent. Mettez sur pied des comités directeurs pour hiérarchiser les tâches et maintenir les équipes sur la bonne voie. Cela prend toute son importance s’il s’agit de projets complexes aux nombreuses variables et auxquels participent de multiples intervenants. Les comités directeurs peuvent aider à simplifier la communication et les flux de travaux. Ils peuvent contribuer à l’application d’une approche axée sur les résultats à toutes les étapes du projet pour veiller à ce que les équipes travaillent à l’atteinte d’objectifs communs clairement définis. 

6. Investir dans la formation

Un élément particulier à prendre en compte à l’amorce d’un projet de transformation numérique dans des secteurs comme l’ingénierie, l’approvisionnement, la construction et la gestion, c’est que de nombreux entrepreneurs travaillent encore de façon complètement analogique, avec des plans papier et des notes manuscrites. Ainsi, davantage de nouveaux processus et une formation plus poussée que dans les secteurs où les outils numériques sont plus présents s’avèrent souvent nécessaires pour combler l’écart technologique.

Il est important de s’assurer que tous comprennent bien ce qu’on attend d’eux et comment les choses vont fonctionner. Dans le cadre d’un récent projet, nous avons dû prévoir des séances de formation numérique de trente minutes sur les principales fonctions d’affaires qui seraient utilisées. En effet, notre première idée – laisser les gens apprendre à se servir du nouveau logiciel par eux-mêmes – s’est avérée infructueuse. N’oubliez pas que l’efficacité des outils numériques repose sur celle des utilisateurs.

Pourquoi penser comme un innovateur 

Le monde change. Vous ne travaillerez pas demain comme vous travaillez aujourd’hui; vous ne progresserez pas si vous faites la même chose jour après jour.

Je suis un skieur passionné et il s’avère que ce sport m’a beaucoup appris sur le progrès et l’innovation. En effet, la seule bonne façon de skier est de se pencher vers l’avant; si vous vous penchez vers l’arrière et résistez au changement, vous allez perdre l’équilibre et tomber. 

Parfois, il faut faire acte de foi, saisir les occasions qui vous sont offertes et reconnaître que vous n’aurez pas toujours un ensemble de plans pour vous orienter. La voie à suivre pour toute transformation numérique se trouve chez les personnes avec lesquelles vous travaillez et dans la façon dont vous collaborez avec elles. Les détracteurs me motivent à leur prouver qu’ils ont tort, et ceux qui se rallient à ma démarche prouvent une fois de plus qu’avec les bonnes personnes, tout est possible, même ce qui n’a jamais été accompli auparavant.