Comment les entreprises peuvent mettre en place un processus impartial pour atténuer les risques de catastrophe

Nous sommes tous d’accord, un événement catastrophique dans une mine, une usine ou un barrage en est un de trop. Néanmoins, ces événements surviennent tout de même dans des endroits où normalement les précautions de sécurité devaient être suffisantes.

Un commentaire que j’entends souvent de la part des exploitants est : ce genre d’événement n’arrivera jamais ici. Voilà peut-être pourquoi des catastrophes surviennent malgré tout. La vérité est que tout est possible et si vous croyez être à l’abri de tout désastre, vous vous exposez à un risque élevé.

Il est évident que nous (personnes et entreprises) devons tous prendre nos responsabilités afin de prévenir de tels événements, y compris les membres du Conseil d’administration et les ingénieurs.

Qui sont les responsables en cas d’événements catastrophiques?

Dans le passé, les dirigeants qui se trouvaient sur place lors de l’événement en étaient tenus responsables, c’est-à-dire les gestionnaires de projet et les conducteurs de travaux. Aujourd’hui, les organismes de réglementation commencent à pointer du doigt les membres de la haute direction lorsqu’un tel événement se produit. Ils s’attendent à ce que les cadres supérieurs et le Conseil d’administration mettent en place des programmes continus de grande envergure pour cerner et éliminer les risques de catastrophe. Ce sont ces dirigeants qui ont le pouvoir d’apporter des changements à grande échelle et parfois coûteux permettant rapidement de prévenir les événements indésirables graves.

Lorsque vous aurez compris comment les biais cognitifs peuvent fausser la perception du risque et où se trouvent les points faibles les plus courants, il sera temps d’agir. La mise en place d’un processus de vérification impartial est la première mesure préventive que devrait prendre toute entreprise.

Comment mettre en place un programme impartial de gestion des risques de catastrophe

En l’absence d’exigences normalisées en matière d’audit et de production de rapports sur le risque de catastrophe, les entreprises doivent prendre en charge leur approche et établir une méthodologie rigoureuse pour évaluer les points faibles potentiels et prendre les mesures appropriées.

Étape 1 : Définir la structure et la direction

La structure et la direction de votre programme d’audit doivent être soigneusement définies à partir de votre structure organisationnelle actuelle.

Pour rendre le processus impartial, il faut trouver une personne neutre à l’externe pour superviser l’ensemble du programme. Cette personne ne doit avoir aucuns liens avec les responsables des actifs ou doit être tenue de donner suite aux constatations de l’audit.

L’objectif est d’éliminer tous les conflits d’intérêts et de garantir l’objectivité. Tout comme vous ne pouvez pas demander à votre service de comptabilité de vérifier les données financières de votre entreprise, vous ne pouvez pas demander au directeur de la fonderie d’examiner le problème d’infiltration d’eau dans ses installations. Vous ne pouvez pas non plus demander à une personne du service de production de cuivre d’auditer le service de production de zinc, car les conflits organisationnels et la concurrence entre les équipes fausseront les rapports.

Le rôle de la personne responsable est de concevoir le processus d’audit et de l’adapter à la structure opérationnelle et au profil de risque uniques de votre entreprise. Ensuite, son rôle est de demeurer fidèle au processus même si la résistance est tenace et féroce. Même s’il s’agit d’un défi, la direction ne peut pas être confiée à des tiers et doit être parrainée et approuvée par le Conseil d’administration pour fonctionner hors des structures existantes. Pour éviter l’échec de ce processus, cette responsabilité doit être mise en place avec le soutien adéquat.

Étape 2 : Élaborer l’approche à l’aide des lignes directrices existantes

Une fois votre responsable du programme en place, il devra élaborer une approche pour l’audit qui convient le mieux à votre entreprise.

Le Conseil international des mines et métaux a élaboré et publié un modèle utile qui peut servir de lignes directrices pour la conception d’un processus d’audit sur mesure pour la gestion des risques de catastrophe. Ces lignes directrices peuvent servir de point de départ au responsable du programme pour personnaliser et officialiser un processus selon la taille, la structure et le profil de risque de votre entreprise.

D’autres, comme Hatch, ont élaboré des approches similaires et peuvent souvent ajouter une expérience précieuse et offrir des points de vue impartiaux sur la bonne approche pour votre entreprise. Le défi se pose à l’industrie et ne doit pas être surmonté seul.

Étape 3 : Établir la portée et la gouvernance

L’une des étapes les plus cruciales consiste à établir la portée du processus d’audit et le fonctionnement de la production de rapports. À cette étape, le processus exact doit être méticuleusement défini et respecté du début à la fin.

Les entreprises devront répondre aux questions suivantes :

• Qu’est-ce qui constitue un risque de catastrophe pour votre entreprise?
• Comment les points faibles ou les événements seront-ils signalés? À qui faut-il les signaler?
• Quelle est la procédure à suivre lorsqu’un point faible est relevé ou lorsqu’un événement se produit?

La définition de ce qui constitue un risque de catastrophe est différente pour chaque entreprise. Pour une multinationale possédant une foule d’actifs, la perte peut atteindre plusieurs centaines de millions de dollars. Pour une mine d’or de taille moyenne, un arrêt de production d’un mois peut ruiner l’entreprise et sa réputation, et la vie des gens.

Quelle que soit la façon dont vous établissez vos protocoles de production de rapport, les résultats doivent être communiqués directement et rapidement aux parrains. Par exemple, il doit y avoir une façon claire pour l’ingénieur responsable de l’audit qui repère un problème de transmettre l’information à la personne ayant un niveau d’approbation nécessaire pour que le processus porte ses fruits.

C’est le Conseil d’administration qui est ultimement responsable de s’assurer que les procédures appropriées sont en place pour atténuer les risques de catastrophe. Il a le pouvoir de prendre des décisions importantes et parfois coûteuses pour résoudre les problèmes pouvant entraîner des événements potentiellement désastreux.

Étape 4 : Trouver l’expertise nécessaire pour le programme

Une fois que la structure et les procédures de votre programme d’évaluation des risques de catastrophe ont été bien définies, vous devez désigner des experts pour le programme.

Recherchez des partenaires externes qui possèdent une expérience dans la mise en œuvre de programmes de gestion des risques de catastrophe pour différentes entreprises dans votre secteur d’activité, ou d’un autre secteur d’activité. Plus les connaissances sont vastes et approfondies, plus les protocoles d’atténuation des risques seront complets.

Étape 5 : Maintenir et réévaluer

Une fois votre programme opérationnel, il est important de veiller à ce que les procédures ne se relâchent pas au fil du temps. La tendance à court-circuiter les processus ou à les effectuer en réduisant l’ingérence peut contribuer à affaiblir d’importantes procédures et mesures de sécurité. De telles circonstances peuvent créer une série de points faibles qui pourraient ouvrir la porte à des événements catastrophiques.

Pour assurer l’efficacité du programme d’évaluation des risques de catastrophe, vous devez maintenir un bon rendement et des relations où la communication est ouverte avec les différents intervenants. Le programme doit aussi être réévalué régulièrement pour s’assurer qu’il sert toujours bien votre entreprise. Cette étape est cruciale lorsque des changements sont en cours ou lorsque vous élargissez vos activités. Ainsi, vous vous assurez que votre programme tient compte des dernières avancées en technologie, en production de rapports et en dotation. Vous devez donc passer en revue régulièrement votre approche afin d’y intégrer de nouvelles initiatives et de nouveaux experts.

Savoir quand faire appel à des partenaires de l’industrie

Souvent, les entreprises essaient d’éviter de recourir à des tiers pour de tels programmes. Cependant, vous devez savoir quand et pourquoi il est préférable de travailler avec un partenaire externe.

Bien qu’il soit important de trouver des personnes ayant les compétences et l’expérience requises à l’extérieur de votre équipe de direction actuelle, l’établissement d’un processus d’audit impartial est aussi essentiel à la réussite d’une évaluation des risques de catastrophe ou de tout autre programme d’audit. La seule façon d’assurer une impartialité absolue est de travailler avec un expert indépendant bien au fait des objectifs généraux du programme. Vous gagnerez ainsi du temps, car un partenaire d’expérience pourra vous guider facilement tout en évitant les pièges des biais cognitifs au sein de l’entreprise.

Selon mon expérience, toutes les entreprises finissent par comprendre l’importance de faire appel à un expert de l’industrie. L’un de nos clients, une entreprise de premier plan dans l’industrie des mines et des métaux, avait d’abord insisté pour gérer le programme à l’interne. Ensuite, il a réalisé qu’il valait mieux garder le contrôle du programme en collaborant avec une équipe externe expérimentée qui pouvait fournir le savoir-faire nécessaire pour accélérer et faciliter un processus plus efficace, tout en évitant les précédents et les formalités administratives à l’interne. Les entreprises peuvent échapper à cette courbe d’apprentissage en recourant aux services d’un partenaire dès les premières étapes de la planification.

En reconnaissant que cela pourrait, effectivement, nous arriver et en prenant les mesures nécessaires pour mettre en œuvre un programme d’audit impartial, nous pouvons tous éviter de faire la une parce nous n’avons pas su empêcher un autre événement catastrophique inacceptable.