Des routes glacées. Des ours. Des blizzards.

En région éloignée, les contrôles de projets, c’est du sport.

Par Marie-Hélène Biffi | 12 juin 2018

Les contrôles de projets sont un processus rigoureux et laborieux. Ils sont la base même de l’ensemble du plan d'exécution du projet et définissent comment et quand les différentes étapes et tâches doivent avoir lieu. Les planificateurs sont responsables de définir et de gérer le calendrier. Ils sont à la première ligne d’action ou de défense lorsqu’un élément a une incidence – positive ou négative – sur le déroulement ou l’exécution du projet. Ils cernent les répercussions des problèmes et des changements sur les activités. Et en cas d’interruptions importantes, ils participent à l’adaptation du plan pour que le travail puisse être effectué à temps.

Lorsque j’ai commencé ma carrière, il y a trente ans, nous devions consigner un grand nombre de renseignements importants sur papier et dans notre tête! Aujourd’hui, des outils numériques sophistiqués se chargent des calculs et suivent la progression des projets. Mais nous commençons à planifier le calendrier du projet bien avant que la technologie entre en jeu.

Ça ne pourrait pas fonctionner autrement. En effet, les bons planificateurs disposent d’une corde de plus à leur arc qui ne trouve pas son égal parmi l’ensemble de nos outils : l’expérience personnelle. Et c’est cette expérience qui nous permet de « voir » le calendrier et d’être en mesure de déterminer grâce à un sixième sens que tel changement dans telle activité aura une incidence en aval.

En région éloignée, tout est amplifié. Les conséquences peuvent s’avérer beaucoup plus importantes si des problèmes, des situations ou des enjeux ne sont pas pris en charge adéquatement et rapidement. Dans les déserts africains comme dans l’Arctique canadien, prendre des risques peut avoir des répercussions désastreuses, surtout lorsqu’on doit attendre des semaines, parfois même des mois, avant d’avoir accès au matériel et à l’expertise appropriée.

Dans ces engagements complexes, les contrôles de projets aident nos clients et l’équipe à prendre les bonnes décisions au bon moment. Mais nous devons d’abord comprendre suffisamment bien le projet pour déterminer le bon moyen de contrôler les activités et d’en faire le suivi. Notre travail est de demeurer bien au fait des progrès et de nous attaquer de front aux problèmes qui risquent d’entraîner des retards.

Gahcho Kué est la plus grande mine de diamants à avoir été construite en 15 ans. Détenu conjointement par De Beers et Mountain Province Diamonds, le chantier se trouve dans les Territoires du Nord-Ouest canadiens, bien loin de toute civilisation. Éloigné et isolé, le site ne profite d’aucune infrastructure locale ou régionale comme des routes, des routes de navigation et des ports, ni d’aucun service public. Outre le climat glacial, ce qui est particulièrement difficile, c’est que le seul accès terrestre est une « route de glace » de 420 kilomètres qui n’est praticable que pendant les mois les plus froids de l’hiver.

Avec l’importance des coûts des retards éventuels, les routes de glace sont l’un des nombreux risques qui auraient pu menacer le succès du projet. L’équipement et le matériel nécessaires à la construction du chantier ont dû être acheminés par cette route pendant l’hiver 2015. Si la température ou les conditions routières n’avaient pas été favorables, la route n’aurait pas été praticable. Évidemment, une telle situation aurait retardé la construction et repoussé le projet d’un an, en plus d’entraîner des coûts conséquents.

Ce n’est qu’à la fin de l’année 2014, lorsque nous avons été sûrs de respecter les échéances pour le transport prévu sur la route de glace en 2015, que nous avons su que le projet pourrait aller de l’avant. Pendant cet hiver, les camions ont roulé des centaines de kilomètres sur des routes et des lacs gelés, et transporté plus de 2 500 chargements, dont 24 millions de litres de combustible, en direction du site de Gahcho Kué.

Mais d’autres dangers nous menaçaient. Des ours. Des blizzards. Les retards dans l’obtention des permis pour la construction et l’exploitation de la bande d’atterrissage du projet, qui était essentielle pour transporter le personnel et du matériel. Et l’entrepreneur en construction qui s’est retiré du projet à peine six mois avant le début de la construction.

Gahcho Kué a cependant donné son premier diamant deux mois en avance sur le calendrier et a respecté le budget – deux grandes réalisations qu’il est rare d’atteindre dans le cadre de projets d’une telle envergure. Le projet a remporté prix du Projet de l'année en 2016 dans la catégorie des projets privés du PMI-Montréal et a figuré parmi les trois finalistes du prix international du Projet de l’année du Project Management Institute en 2017.

L’ensemble de l’équipe partage les honneurs de cette réalisation et mérite notre reconnaissance pour le travail accompli. Le groupe des contrôles de projets est fier d’avoir participé à deux éléments clés qui ont aidé à positionner le projet Gahcho Kué de façon à assurer son succès : une estimation juste et solide des coûts et une gestion et un contrôle rigoureux des changements.