Viser l’excellence

En l’espace d’une génération à peine, la technologie a redéfini notre façon de penser et de gérer notre travail et nos vies. Les avancées technologiques et leurs avantages sont inestimables. Toutefois, elles sont souvent accompagnées de multiples changements rapides. Certaines personnes peuvent avoir de la difficulté à faire face au changement, surtout s’il n’est pas bien géré.

Au cours des 20 dernières années, nous avons beaucoup appris sur la façon de mettre en œuvre des initiatives de changement complexes au sein de grandes entreprises mondiales. Ironiquement, il s’agit habituellement de l’installation d’outils numériques – la raison même pour laquelle des changements doivent être apportés.

Les dirigeants donnent le ton

Dans un monde idéal, la haute direction d’une entreprise possède de solides compétences en gestion du changement. Souvent, elle dispose déjà d’un système d’exploitation de gestion robuste. Des structures de gouvernance et des mécanismes de communication clairs sont en place. La direction fait appel à des experts en matière de changement dès le début du processus et les intègre de façon transparente à l’équipe du programme. Plus important encore, elle met en place des agents de changement à l’échelle de l’entreprise, c’est-à-dire des personnes qui possèdent une formation en gestion du changement ainsi que de l’expérience dans la mise en œuvre d’initiatives auprès du personnel de leur entreprise.

En pratique, ces éléments sont rarement en place.

Tout commence par la justification du changement

Pour rallier les gens, les dirigeants doivent d’abord justifier le changement. Ils doivent expliquer les mesures prises par l’entreprise – et pourquoi – de façon transparente et convaincante. Le message doit être clair et ouvert à la rétroaction, aux préoccupations et aux réticences.

Les employés s’opposent parfois au changement parce qu’ils le considèrent comme une critique de leurs efforts et de leur façon de faire. Toutefois, si l’initiative de changement est bien encadrée, les employés sont en mesure de l’apprécier à sa juste valeur. Une façon d’améliorer les pratiques déjà efficaces en vue d’atteindre l’excellence.

La première étape consiste à concevoir votre stratégie de changement pour répondre à quatre questions. Posez-vous ces questions chaque fois qu’une initiative de changement est envisagée.

1. Quel est l’enjeu organisationnel que nous tentons de résoudre?

2. Pourquoi devons-nous la mettre en place maintenant?

3. Qui participe à cette transition?

4. Quels sont les avantages pour l’entreprise et pour vous en tant qu’employé?

Il y a toujours un moment décisif. Habituellement, une exploitation est en place depuis environ un an avant que la direction ne constate que les choses ne fonctionnent pas comme prévu. L’entreprise dépense beaucoup de temps et d’argent, mais les gens n’utilisent toujours pas le système. Ou encore, l’entreprise a été restructurée, entraînant le départ des meilleures ressources. La direction veut savoir pourquoi et comment remédier à cette situation.

Lorsqu’un programme de changement ne peut être mis sur pied, nous entendons souvent que « les gens ne sont pas en accord avec l’initiative » ou que le résultat escompté n’était « pas clair ». En posant plus de questions, nous constatons généralement que les employés ne savent pas vraiment pourquoi le projet est mis en œuvre et ne s’expliquent pas le choix du moment pour le faire.

La réponse est la suivante...

Quelle est la principale cause de l’échec des initiatives de changement à grande échelle? La direction n’a pas été en mesure d’harmoniser ses activités ou ses messages au programme de changement. Bien souvent, le bien-fondé du changement n’a pas été démontré. Parfois, les membres de l’équipe de direction ont formulé des préoccupations ou des commentaires qui n’ont pas été intégrés au plan de changement. Dans ces cas, les dirigeants ne jouent pas un rôle de parrains. Ils n’expliquent pas le changement à leurs employés ou ne répondent pas de façon proactive à leurs préoccupations. Ils ne responsabilisent pas les membres de l’équipe et ne réorientent pas les priorités de leur propre équipe en vue d’appuyer le programme.

Les employés souhaitent que l’équipe de direction leur donne des renseignements de haut niveau sur le changement et ses répercussions sur l’organisation. Les conséquences propres à chaque employé doivent être communiquées par leur supérieur immédiat.

Si les supérieurs immédiats négligent de répondre aux questions détaillées des employés ou de modéliser le changement que l’entreprise souhaite apporter, le programme est voué à l’échec. Les failles au sein de l’équipe de direction seront perceptibles et les employés commenceront à perdre confiance dans la capacité de l’entreprise à gérer le processus. Il sera alors plus difficile d’apporter des changements à l’avenir.

Les échecs liés au changement sont coûteux

Une entreprise peut perdre des millions de dollars lorsqu’une initiative de changement à grande échelle échoue, sans parler des répercussions sur la confiance et la valeur de la marque. La gestion du changement organisationnel consiste à atténuer les risques, à maximiser les investissements et à améliorer l’engagement des employés afin d’assurer la productivité du personnel et de favoriser un sentiment d’appartenance.

Rien ne compromet la crédibilité de votre initiative et de votre direction plus rapidement que la transmission de renseignements incohérents et disparates. Prenez les commandes dès le début. Communiquez les détails liés à l’initiative dès le début et de façon convaincante; les éléments positifs et négatifs, les avantages et les inconvénients. Préparez les gens au changement, dans la mesure du possible, en étant transparent sur ce que vous savez et ce que vous ignorez. Discutez uniquement de plans solides et fiables. Évitez de spéculer sur ce qui pourrait survenir ou non.

Commencez par exposer les arguments en faveur du changement et assurez-vous que votre équipe de direction approuve pleinement l’initiative. Adoptez une approche structurée pour la mise en œuvre de votre programme de changement et demandez de l’aide afin d’éviter les coûts inutiles. Préparez le terrain en tant que leaders, puis prenez du recul afin de vérifier si votre projet de changement entraîne les résultats escomptés.